Was macht ein Firmenevent erfolgreich? Die Verbindung aus einem persönlichen, interaktiven Erlebnis und einem starken Markenbezug. Das macht ein Event für den Gast erlebenswert und für ein Unternehmen erfolgreich.

So die Theorie – doch wie wird ein Event auch in der Praxis zum Erfolg? Hier heißt es überlegen, planen und strukturieren. Die Vorarbeit und Planung ist entscheidend, um ein so komplexes Projekt, wie ein Event, zum Erfolg zu führen.

Das habe ich bei meinem Besuch eines der MasterClass Eventmarketing Seminare gelernt. Doch das war natürlich nicht alles. Unter anderem auch die folgenden sieben Tipps für die Planung und Umsetzung von Events.

1. Das Briefing – Zeit, Nerven & Geld sparen

Briefings sind eines der meist unterschätzten Bausteine einer Eventplanung. Dabei sparen sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Denn wenn jeder weiß, was das Ziel ist, worauf ihr hinaus wollt, wird das Event zielgerichteter, effektiver und am Ende günstiger. Das Briefing ist ein wichtiger Wegweiser für alle Beteiligten, und sorgt für einen effektiven Einsatz eures Budgets.

  • Was gehört in jedes Briefing: Zielgruppe: Für wen? | Anlass: Was? | Ziele: Warum? | Zeitpunkt: Wann? | Destinantion & Location: Wo? | Budget: Wie viel? | Umfeld: Was noch? = Event-Konzept: Wie?

2. Dienstleistungspartner – weniger Branchenbücher, mehr Empfehlungen

Passende Dienstleistungspartner zu finden ist nicht leicht. Schließlich formen der Techniker, der Caterer und/oder die Event-Agentur den Erfolg des Events entscheidend mit.

  • Doch ein Branchenbucheintrag oder eine Website sagt nicht immer viel bzw. etwas über die Realität aus. Fragt also auch nach Empfehlungen und Erfahrungen von Kollegen, schaut euch bei Rankings und Awards nach realisierten Projekten um. Schaut auch in der Fachpresse oder im Internet: wer fällt (positiv ;) auf? Und verlasst euch nicht alleine auf angegebene Referenzen.
  • Noch ein Tipp: Knappes Budget? Sponsoren & Partner suchen!
    Wenn das Budget begrenzt ist oder die Qualität möglichst kostengünstig hochgeschraubt werden soll, kann man auch mal mit Partnern und Sponsoren arbeiten. Die Klassiker sind Getränkesponsoren, Give-Aways oder Shuttle-Services. Nur Vorsicht, schaut, dass es zu eurem Anlass und Event-Konzept passt, sonst zerstört ihr die Idee von innen heraus.
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